独立技術士の名刺整理、活用方法

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私は年間1000枚以上の名刺をもらうが、名刺の管理が下手で、すぐに未整理の名刺が山になる。積まれた名刺の山を見ると憂鬱になるので、ますます名刺に目を向けないという悪循環であった。

いろいろと試行錯誤した結果、テレビCMの「早くに言ってよー」で有名なsansanの名刺管理システムを使っている。年間30万円以上かかる高額なサービスではあるが、払う価値は十分にある。

 

このサービスでは専用名刺スキャナーが貸与され、スキャンした名刺はオペレーターが手入力でデータベース化する。同姓同名のチェックができ、他人、兼務、履歴等の整理が可能で、新聞の人事異動情報も反映される。データはダウンロードできて、アウトルック等のメールソフトに転送も可能である。

このサービスを導入してからは名刺の山から解放されている。うまい名刺管理のコツはタグ付けにある。特に学会や展示会のように一度に多くの人に会った時には、そのイベント名のタグをつけておくとよい。

古い名刺はどうするかという課題もあるが、私の場合は手元に会った名刺(おそらく2007年以降)を全てスキャンして取り込んだ。古い名刺でもメルマガを送ったら返事が来る事もある。

名刺がたくさんになったら、是非メルマガを出すと良い。私の名刺管理サービスにはメルマガ配信サービスが標準でついている。これを使うと相手先の会社名や氏名をメール文面やタイトルに差し込むことが可能になり、開封率が圧倒的に高くなる。

ちなみに、最近私が送った一括配信メールでは、総配信数約2500件に対し、200人以上が返信してくれて、600人以上がリンクをクリックしてくれた。

積極的に動けば何か反応があるものだ。

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